Xuất Hóa Đơn Điện Tử Như Thế Nào?

Hóa đơn điện tử hiện đang được áp dụng và triển khai ngày một rộng rãi, cùng với đó thì xuất hóa đơn điện tử chính là một nghiệp vụ cơ bản mọi kế toán sẽ đều phải biết. Nếu như bạn đang thắc mắc cách xuất hóa đơn điện tử như thế nào cho đúng thì hãy xem ngay bài viết này nhé, tncnonline sẽ giải đáp ngay cho bạn.

Những điều cơ bản cần biết về hóa đơn điện tử

Nếu như bạn muốn biết xuất hóa đơn điện tử như thế nào hoặc quy trình để xuất hóa đơn điện tử sẽ ra sao thì trước tiên, bạn cần phải nắm rõ được một số các kiến thức cơ bản của hóa đơn điện tử như là hóa đơn điện tử là gì, hay hóa đơn điện tử sẽ có bao nhiêu loại…

Hóa đơn điện tử là gì?

Theo Nghị Định 119/2018/NĐ-CP thì hóa đơn là một loại chứng từ kế toán và do những cá nhân, tổ chức cung cấp dịch vụ, bán hàng lập , được dùng để ghi nhận những thông tin về cung cấp dịch vụ và bán hàng hóa theo đúng như quy định luật kế toán.

Cũng tương tự như đối với loại hóa đơn thông thường, tuy nhiên thì hóa đơn điện tử sẽ được thể hiện dưới dạng một loại dữ liệu điện tử và do bên bán thực hiện lập với mục đích ghi nhận những thông tin bán hàng thông qua phương tiện điện tử hỗ trợ.

Hóa đơn điện tử là gì?

Các loại hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử bao gồm các loại như sau đây:

• Hóa đơn giá trị gia tăng: Đây là loại hóa đơn được áp dụng với người bán để thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
• Hóa đơn bán hàng: Đây là loại hóa đơn được áp dụng với người bán hàng để thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp và sẽ gồm có cả hóa đơn được khởi tạo từ các máy tính tiền và có kết nối để thực hiện chuyển dữ liệu điện tử tới cơ quan thuế.
• Những loại hóa đơn khác như là vé điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho, tem điện tử hoặc những chứng từ điện tử tên gọi khác đáp ứng được đầy đủ các nội dung yêu cầu của một hóa đơn điện tử.

Ngoài ra thì theo như quy định của Thông tư về hóa đơn điện tử thì loại hóa đơn này sẽ được phân thành hai loại chính đó là:

• Không có mã cơ quan thuế.
• Có mã cơ quan thuế.

Sự khác nhau lớn nhất của hai loại hóa đơn điện tử này đó là hóa đơn điện tử mà có mã từ cơ quan thuế thì trong nội dung của hóa đơn sẽ phải thể hiện được mã được cấp, còn đối với hóa đơn mà không có mã từ cơ quan thuế thì sẽ không có mã.

Xem thêm:

Hóa đơn điện tử trong tiếng Anh là gì?

Lưu hóa đơn điện tử như thế nào? (2021) Hướng dẫn [A-Z]

Các loại hóa đơn điện tử

Khi nào cần xuất hóa đơn điện tử

Trong khi sử dụng hóa đơn điện tử thù với một số các trường hợp cần thiết, các kế toán sẽ cần phải thực hiện việc xuất hóa đơn điện tử ra giấy, đó là các trường hợp:

• Xuất hóa đơn điện tử như thế nào để phục vụ được cho các quá trình lưu thông hàng hóa ở trên đường, để dễ dàng chứng minh được nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa nếu như các cơ quan chức năng thực hiện việc kiểm tra.
• Hỗ trợ các nhân viên kinh doanh nếu cần phải đi thị trường để giới thiệu về sản phẩm, cần sử dụng nhằm chứng minh được xuất xứ nguồn gốc của hàng hóa, đồng thời tăng được tính tin cậy cho các khách hàng.
• Phục vụ cho bên mua hàng trong công tác kiểm tra, kiểm soát sản phẩm, hàng hóa đã mua hoặc là nếu như bên mua có các yêu cầu cụ thể.
• Phục vụ cho chính doanh nghiệp, nếu như cần xuất hóa đơn điện tử nhằm hỗ trợ cho những khâu nghiệp vụ cụ thể cần thiết nào đó.

Theo như Nghị Định 119/2018/NĐ-CP, thì các hóa đơn điện tử hợp pháp sẽ được xuất ra giấy, được gọi là chứng từ giấy. Đồng thời chứng từ giấy sau khi thực hiện chuyển đổi sẽ phải đảm bảo được tính khớp và đúng với những nội dung trong hóa đơn điện tử.

Ngoài ra thì việc xuất hóa đơn điện tử ra giấy thì sẽ chỉ có giá trị dùng để lưu giữ theo như pháp luật quy định chứ sẽ không có hiệu lực trong các giao dịch, thanh toán, ngoại trừ trường hợp hóa đơn đã được khởi tạo bởi các máy tính tiền sử dụng kết nối để thực hiện việc chuyển dữ liệu điện tử tới cơ quan thuế.

Khi nào cần xuất hóa đơn điện tử

Thời gian lập hóa đơn điện tử

Trong khi cung ứng dịch vụ và bán hàng, ngoài cần biết xuất hóa đơn điện tử như thế nào thì các doanh nghiệp cần phải chú ý tới thời gian lập hóa đơn, cụ thể như sau:

• Đối với bán hàng hóa thì ngày lập hóa đơn chính là thời điểm thực hiện việc chuyển giao quyền sở hữu hoặc sử dụng hàng hóa sang bên mua.
• Đối với cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn chính là ngày đã hoàn thành cung ứng các dịch vụ.
• Nếu như doanh nghiệp đã thực hiện thu tiền trước hoặc là trong quá trình bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ thì ngày thực hiện lập hóa đơn sẽ là ngày thu tiền.
• Đối với ngành xây dựng lắp đặt thì ngày lập hóa đơn chính là ngày thực hiện nghiệm thu, tiền hành bàn giao công trình.
• Đối với xuất khẩu hàng hóa dịch vụ thì ngày lập hóa đơn sẽ theo thỏa thuận giữa người nhập khẩu và người xuất khẩu.

Thời gian lập hóa đơn điện tử

Quy trình xuất hóa đơn điện tử đúng quy định

Nhằm đảm bảo được cách xuất hóa đơn điện tử như thế nào sang chứng từ giấy đúng theo như pháp luật quy định thì quy trình để xuất hóa đơn điện tử sẽ phải đảm bảo giống như 5 bước cơ bản sau là:

• Bước 1: Thực hiện đăng nhập phần mềm hóa đơn điện tử của doanh nghiệp bạn đang sử dụng.
• Bước 2: Tiến hành lựa chọn chức năng đó là “In chuyển đổi” hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
• Bước 3: Thực hiện việc nhập mã hóa đơn muốn chuyển đổi.
• Bước 4: Thực hiện các thao tác để kết xuất in hóa đơn từ các thiết bị điện tử đã được kết nối với thao tác click đúp chuột vào nút có tên “In chuyển đổi”.
• Bước 5: Nhận hóa đơn điện tử ở dưới dạng hóa một đơn giấy của máy in, sau đó ký và đóng dấu nhằm đảm bảo được tính pháp lý cho những chứng từ giấy được in ra.

Thông thường thì những doanh nghiệp sẽ thường thực hiện xuất hóa đơn điện tử từ những phần mềm in hóa đơn điện tử đang sử dụng, ví dụ như là phần mềm hóa đơn điện tử có tên E-invoice.

Nhìn chung thì cách xuất hóa đơn điện tử như thế nào từ những phần mềm khác nhau sẽ có những thao tác không giống nhau, tuy nhiên thì về cơ bản sẽ đều có những sự tương đồng và tương đối đơn giản.

Quy trình xuất hóa đơn điện tử như thế nào?

Như vậy là bài viết đã giới thiệu rất chi tiết cho các bạn về hóa đơn điện tử, xuất hóa đơn điện tử như thế nào, khi nào thì cần xuất hóa đơn cũng như quy trình để xuất hóa đơn điện tử cho đúng cách. Nếu cần thêm thông tin chi tiết, các bạn hãy truy cập ngay website tncnonline.com.vn nhé. Chúc các bạn thành công.