Lưu Hóa Đơn Điện Tử Như Thế Nào?

Thay vì sử dụng hóa đơn giấy như trước đây, người ta đã chuyển dần sang sử dụng hóa đơn điện tử. Đây chính là một cải tiến vô cùng lớn, giúp thông tin sau mỗi giao dịch được bảo mật và lưu giữ tốt hơn. Vậy cách lưu hóa đơn điện tử như thế nào là nhanh chóng, chính xác và an toàn? Tại sao bạn cần biết cách lưu hóa đơn điện tử? Hãy để tncnonline.com.vn giải đáp những thắc mắc này trong bài viết dưới đây nhé!

Hóa đơn điện tử giúp thông tin sau mỗi giao dịch được bảo mật và lưu giữ tốt hơn

Tại sao cần biết cách lưu trữ hóa đơn điện tử?

Việc lưu trữ hóa đơn điện tử diễn ra dưới hình thức sao chép những thông tin, dữ liệu của hóa đơn bán hàng hoặc bất kỳ một giao dịch thương mại nào trong doanh nghiệp. Thông tin sẽ được lưu trong ổ USB hoặc đĩa CD,... Bên cạnh đó, có thể lưu trữ bằng hình thức trực tuyến. Việc này giúp bảo mật, đảm bảo an toàn cho mọi tài liệu, hóa đơn.

Thông thường, hóa đơn điện tử sẽ có tối thiểu là 2 hóa đơn đi kèm với nhau:

• File PDF: bản thể hiện dữ liệu thông tin trên hóa đơn. Đây là file sẽ thể hiện nội dung những nghiệp vụ của một hóa đơn điện tử. Chúng tồn tại trông như một hóa đơn/bản in thông thường và không có giá trị pháp lý.
• File XML: bản lưu dữ liệu hóa đơn (File XML phổ biến nhất, ngoài ra vẫn còn những loại khác nhưng ít phổ biến). Đây là file lưu trữ toàn bộ hóa đơn và chúng có giá trị pháp lý với điều kiện chưa bị sửa đổi.

Hóa đơn được định dạng dưới file XML có giá trị pháp lý với điều kiện chưa bị sửa đổi

So với hóa đơn giấy, những hóa đơn điện tử mang đến rất nhiều ưu điểm. Tuy nhiên, lưu trữ như thế nào để mọi thông tin được bảo mật và an toàn thì không phải ai cũng biết. Đặc biệt là những người mới vào nghề. Chính vì vậy, ngay từ đầu khi làm quen với hóa đơn điện tử bạn cần nắm rõ mọi kiến thức cũng như cách lưu hóa đơn điện tử như thế nào là chính xác và an toàn.

Điều kiện để lưu trữ hóa đơn điện tử

Để có thể lưu trữ hóa đơn điện tử cần có những điều kiện sau:

• Hóa đơn điện tử cần đáp ứng đầy đủ những quy định pháp lý được nêu rõ tại Thông tư 32/2011-TTBTC (14-03-2011). Bên cạnh đó, cần tuân thủ những quy định liên quan đến hóa đơn bán hàng, cung cấp sản phẩm dịch vụ có tại Thông tư 39/2014/TT-BTC và Nghị định số 51/2010/NĐ-CP.
• Mọi thông tin, nội dung của hóa đơn đều phải chính xác, đầy đủ theo quy định. Việc này giúp truy cập, tham chiếu thông tin một cách nhanh chóng, hiệu quả hơn.
• Hóa đơn lưu trữ phải giống với khuôn mẫu đã được ban hành về hóa đơn điện tử. Điều này nhằm thể hiện chính xác một cách tuyệt đối những thông tin trên hóa đơn. Bên cạnh đó, chất lượng công việc cũng sẽ luôn được đảm bảo.
• Hóa đơn điện tử khi lưu trữ cần thực hiện một cách chặt chẽ, rõ ràng theo đúng trình tự. Mọi thông tin về thời gian, người khởi tạo,...đều phải có đầy đủ.

Xem thêm:

Xuất hóa đơn điện tử như thế nào? Một số lưu ý cần biết 

Hóa đơn điện tử trong tiếng Anh là gì?

Hướng dẫn cách lưu trữ hóa đơn điện tử

Sẽ có hai loại hóa đơn điện tử cần phải lưu trữ bao gồm hóa đơn điện tử đầu vào và hóa đơn điện tử đầu ra. Vậy với mỗi loại sẽ tiến hành lưu hóa đơn điện tử như thế nào? Cùng tiếp tục theo dõi nội dung dưới đây nhé!

Lưu hóa đơn điện tử như thế nào?

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

Với hóa đơn khi mua vào, cần thực hiện các bước sau để mọi dữ liệu được bảo mật an toàn:

Bước 1: Tạo Email để tiến hành lưu trữ hóa đơn, sau đó báo cho các bên bán về email này để họ xác minh khi nhận được mail. Email sẽ được thiết lập để chuyển tiếp tới email của cấp quản lý. Tạo thư mục trên Google Drive bằng chính email đó.

Tạo thư mục trên Google Drive

Bước 2: Sau khi nhận được email của kế toán, tải file xuống và lưu vào thư mục riêng trên máy tính. Cần đổi tên tương ứng với những thông tin sau để dễ tìm kiếm: mã số thuế, họ và tên người bán, số hóa đơn.

Mở hóa đơn ra và kiểm tra lại toàn bộ thông tin để đảm bảo chính xác. Sau đó cập nhật thông tin vào một file excel gồm những mục sau: mã số thuế, mã tra cứu hóa đơn. Cần chèn link dẫn của hóa đơn để dễ tra cứu.

Bước 3: Tiến hành đồng bộ thư mục lên Google Drive.

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra

Bước 1: Mở chế độ xem trước và kiểm tra mọi thông tin có ghi trên hóa đơn, bao gồm: thông tin khách hàng, dịch vụ, số lượng, đơn giá, VAT,...

Bước 2: Kiểm tra thông tin thật kỹ một lần nữa trước khi quyết định gửi cho khách hàng ký.

Bước 3: Lưu hóa đơn vào thư mục của máy tính. Sau đó cập nhật lại hóa đơn dưới dạng file excel với các cột tương ứng như sau: Họ và tên khách hàng, mã số thuế, tiền trước thuế, tiền sau thuế và mã tra cứu. Thêm đường link hóa đơn vào file để dễ tra cứu.

Bước 4: Đồng bộ thư mục có file excel với Drive. Việc này giúp mọi thông tin được bảo mật tối đa.

Trên đây là những thông tin từ tncnonline.com.vn liên quan đến việc lưu trữ hóa đơn điện tử cùng với đó là giải đáp thắc mắc “Lưu hóa đơn điện tử như thế nào là đúng?” Mong rằng bài viết này đã mang lại những thông tin giá trị và bổ ích cho bạn.