Chứng Từ Là Gì?

Việc nắm bắt mọi hoạt động đang diễn ra trong công ty đối với một người quản lý, lãnh đạo là vô cùng quan trọng. Để kiểm soát tốt những vấn đề này không thể không sử dụng đến chứng từ? Đây được xem như một công cụ dùng để lưu lại mọi hoạt động của doanh nghiệp. Để sử dụng công cụ này hiệu quả, trước tiên bạn cần hiểu rõ chứng từ là gì? có những loại chứng từ nào? Trong bài viết dưới đây, tncnonline.com.vn sẽ phân tích cụ thể, đừng bỏ lỡ bất kỳ thông tin nào nhé!

Chứng từ là gì? Chứng từ kế toán là gì?

Chứng từ là gì?

Vậy chứng từ là gì? Đây là một loại tài liệu được sử dụng và mang tính bắt buộc trong các hoạt động kinh doanh hiện nay của doanh nghiệp. Các chứng từ sẽ lưu lại mọi nội dung trong các giao dịch hay bất kì nghiệp vụ nào được hạch toán tại sổ kế toán.

Chứng từ là tài liệu bắt buộc trong các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Chứng từ là loại giấy tờ được sử dụng rất nhiều trong lĩnh vực liên quan đến tài chính, kế toán. Đây cũng là căn cứ để các kế toán viên lưu lại số liệu về các giao dịch. 

Chứng từ sẽ thể hiện những thông tin dưới thước đo: hiện vật, lao động, giá trị. Vậy những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán là gì? Đó là:

• Tên và số hiệu chứng từ;
• Ngày, tháng, năm tạo chứng từ;
• Thông tin của cá nhân, doanh nghiệp lập chứng từ;
• Thông tin của cá nhân, doanh nghiệp nhận chứng từ;
• Nội dung tạo chứng từ (Lý do có chứng từ);
• Các thông tin về số tiền, số lượng, giá trong giao dịch.

Xem thêm các bài viết liên quan >>> Hợp đồng thương mại là gì?

                                                               Tìm hiểu xem sổ cái là gì?

Các loại chứng từ?

Với mỗi đặc tính riêng của từng nghiệp vụ đòi hỏi một loại chứng từ khác nhau. Hiện nay chứng từ kế toán có những loại sau:

 Chứng từ liên quan đến tiền mặt

Chứng từ liên quan đến tiền mặt hay còn được gọi là phiếu thu chi. Trong ddossex bao gồm những loại giấy tờ liên quan như hóa đơn mua hàng, hóa đơn thanh toán với đầy đủ đủ nội dung. Bên cạnh đó, còn có giấy đề nghị thanh toán hoặc giấy yêu cầu tạm ứng.

Chứng từ liên quan ngân hàng

Đây là loại giấy tờ sử dụng khi bên mua thanh toán thông qua giao dịch ngân hàng. Nội dung chi hợp lý cần phải có chữ ký xác nhận của giám đốc doanh nghiệp và kế toán trưởng. Một số thuật ngữ liên quan đến chứng từ ngân hàng như:

• Séc: Sử dụng để rút tiền gửi về quỹ tiền mặt.
• Giấy báo nợ: Đây là một loại giấy tờ mà tổ chức tài chính hoặc ngân hàng cung cấp cho doanh nghiệp. Giấy báo nợ thể hiện rằng số tiền có trong tài khoản của doanh nghiệp đang giảm.
• Giấy nhận nợ: được tổ chức tài chính hoặc ngân hàng sử dụng để chứng minh giao dịch cho vay đối với doanh nghiệp.
• Ngoài ra, còn một vài loại chứng từ khác được sử dụng như: bảo lãnh hợp đồng, thế chấp,... 

Chứng từ liên quan đến công ty sản xuất

Hiện nay, những công ty sản xuất thường sử dụng những loại chứng từ dưới dạng phiếu xuất kho. Đây là chứng từ thể hiện số lượng nguyên liệu xuất và nhập như thế nào. Lượng hàng hóa xuất ra hay nhập thêm cũng sử dụng phiếu xuất kho. Bên cạnh đó, những tài liệu thể hiện số liệu tồn kho, tỷ lệ hao hụt cũng sẽ được lưu dưới dạng chứng từ.

Những loại chứng từ khác

Một vài loại chứng từ khác như bảng lương, phiếu lương, hợp đồng, bảng thanh toán tiền thưởng, hợp đồng giao khoán,.... Đây sẽ là những loại giấy tờ được sử dụng để hỗ trợ trao đổi giữa các bộ phận với nhau như nhân sự, kế toán, quản lý.

Chứng từ dạng giấy trong doanh nghiệp

Chứng từ điện tử

Đây là loại chứng từ lưu dưới dạng điện tử và được mã hóa riêng. Trong thời buổi công nghệ hóa như hiện nay, chứng từ điện tử mang lại rất nhiều sự tiện lợi, an toàn, minh bạch trong quá trình trao đổi, kinh doanh, quản lý hoạt động doanh nghiệp. Vì vậy chúng cũng đang dần thay thế các loại chứng từ giấy. 

Khi khai thuế, việc sử dụng chứng từ điện tử cũng giúp doanh nghiệp, nhà nước tiết kiệm rất nhiều thời gian.

Chứng từ điện tử mang lại sự tiện lợi, an toàn trong các hoạt động của doanh nghiệp

Hoá đơn bán hàng

Đây là loại chứng từ đơn giản, dễ hiểu nhất trong các loại chứng từ. Người bình thường nhìn vào cũng có thể dễ dàng hiểu đây là loại chứng từ gì. Đây là hóa đơn thể hiện hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Sẽ có quy định về những khoản cần lập hóa đơn bán hàng và những khoản không cần.

Hóa đơn bán hàng có những dạng bao gồm hóa đơn in sẵn viết tay, hóa đơn in bằng máy (phổ biến nhất) và hóa đơn điện tử. 

Chứng từ hợp lệ là chứng từ như thế nào? Ví dụ minh họa

Nếu chưa từng tìm hiểu về chứng từ và không hiểu rõ về khái niệm chứng từ là gì? Chắc bạn sẽ khó hiểu được một chứng từ hợp lệ là như thế nào? Để được công nhận là một chứng từ hợp lệ cần đảm bảo những yếu tố sau:

• Tính pháp lý: tính pháp lý của chứng từ là gì? Khi một loại chứng từ có đầy đủ xác nhận đến từ tất cả các bên liên quan sẽ được coi là đúng pháp lý. Việc này sẽ giúp các doanh nghiệp tránh xảy ra tranh chấp trong quá quá trình giao dịch. Ví dụ: chứng từ cần có chữ ký xác nhận của các bên liên quan như bên nhận, bên bán, bên mua,...như vậy mới đáp ứng được tính pháp lý.
• Tính đúng luật pháp: Đây là những giấy tờ có giá trị sử dụng và được dùng để chứng minh chứng từ có đầy đủ các nội dung cần thiết theo quy định của pháp luật. Ví dụ: nếu chứng từ không ghi rõ nội dung giao dịch hoặc đơn giá các mặt hàng sẽ được tính là không hợp lệ do vi phạm tính đúng pháp luật.
• Tính trung thực: chứng từ được xem là một công cụ với tính khách quan. Mọi giao dịch, sự kiện đều phải đúng sự thật. Không được phép có nội dung bịa đặt. Các vấn đề về việc sai số liệu của đơn giá, số lượng,...nếu bị cơ quan chức năng phát hiện đều sẽ bị phạt.

Chứng từ hợp lệ khi đảm bảo được tính trung thực

• Tính rõ ràng: Tính rõ ràng trong chứng từ là gì? Đó là sự minh bạch, cụ thể, rõ ràng trong chứng từ. Các chứng từ sẽ không được có những từ ngữ, nội dung gây hiểu lầm, ảnh hưởng đến các quyết định. Dù nội dung thông tin của chứng từ là gì cũng không nên sử dụng nhiều loại mực khác nhau như mực phai, mực đỏ, chì.

Ý nghĩa và tầm cần thiết của chứng từ với doanh nghiệp

Vậy cụ thể hơn ý nghĩa của chứng từ là gì? Chứng từ giúp hoàn thiện các nghiệp vụ kế toán một cách phù hợp, chính xác, minh bạch.

Chứng từ giúp ghi lại mọi giao dịch liên quan đến dòng tiền của doanh nghiệp. Từ đó hỗ trợ kế toán và các bên thực hiện các công việc về khấu trừ, hoàn thuế. Đây cũng được coi là tài liệu nhằm truyền đạt các yêu cầu liên quan đến nghiệp vụ giữa các cấp của doanh nghiệp.

Chất lượng hoạt động của nghiệp vụ kế toán có được đảm bảo hay không cũng phụ thuộc nhiều và chứng từ. Vì vậy khi đã hiểu được chứng từ là gì, mọi nhân viên đều phải cẩn thận tuyệt đối với những nội dung bên trong chứng từ.

Chứng từ còn là căn cứ để doanh nghiệp làm các nghiệp vụ về đóng thuế cho nhà nước. Vì vậy đây được coi là một loại tài liệu bắt buộc phải có trong mọi giao dịch.

Với những phân tích về chứng từ là gì và tầm ảnh hưởng của chứng từ đối với doanh nghiệp mà tncnonline.com.vn cung cấp. mong rằng bài viết sẽ giúp hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bạn luôn diễn ra minh bạch, rõ ràng và hiệu quả.