Quy Định Về Hóa Đơn Điện Tử

Đăng bởi: Võ Thị Hảo | 21:10 - 29/07/2021

Hóa đơn điện tử sẽ giúp các doanh nghiệp, công ty giao dịch nhanh chóng và thuận lợi hơn rất nhiều, giảm tình trạng làm hóa đơn giả. 5 quy định về hóa đơn điện tử cần biết

Hóa đơn điện tử giúp quá trình giao dịch  của công ty, doanh được được thực hiện nhanh chóng hơn, dễ dàng hơn và có thể tích hợp với phần mềm kế toán của công ty, qua đó giúp hạn chế tình trạng làm hóa đơn giả. Từ tháng 7 năm 2022, các doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ 5 quy định về hóa đơn điện tử bạn nên biết.

Những lợi ích, khó khăn khi áp dụng hóa đơn điện tử

Sử dụng hóa đơn điện tử mang đến rất nhiều lợi ích

Sử dụng hóa đơn điện tử mang đến rất nhiều lợi ích

Hóa đơn điện tử mang đến vô số lợi ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc áp dụng hóa đơn điện tử vẫn còn gặp một số vướng mắc, khó khăn nên vẫn còn nhiều doanh nghiệp chưa áp dụng hình thức này. 

Lợi ích 

Việc sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy sẽ giúp việc mua bán, trao đổi hàng hóa, dịch vụ được thực hiện nhanh chóng và dễ dàng hơn. Điều này được rất nhiều doanh nghiệp công nhận. Bên cạnh đó, áp dụng hóa đơn điện tử còn mang đến các lợi ích sau:

  • Giao dịch tiện lợi, nhanh chóng: Với các thao tác đơn giản, các bạn đã có thể tạo lập và ký điện tử một cách dễ dàng. Khách hàng không cần phải chờ hóa đơn gửi đến theo đường bưu điện như cách truyền thống. Hóa đơn điện tử cũng được truy cập qua các ứng dụng mobile để thuận tiện cho các doanh nghiệp.
  • Tích hợp hệ thống dễ dàng: Với hình thức hóa đơn giấy thì kế toán sẽ phải nhập liệu thủ công lên phần mềm mới có thể hạch toán. Tuy nhiên, nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì việc này có thể được tích hợp, đồng bộ với dữ liệu phần mềm kế toán nên công việc này được thực hiện rất dễ dàng, đảm bảo việc kinh doanh của doanh nghiệp được thông suốt và nhất quán. 
  • Giảm rủi ro, chống làm giả: Khi đã sử dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp sẽ không cần phải lo lắng về việc thất lạc hóa đơn trong lúc chuyển phát tới khách hàng. Chỉ với một vài thao tác đơn giản trên máy tính, bạn đã có thể gửi hóa đơn đến phía đối tác của mình một cách nhanh chóng dù đang ở bất cứ đâu. Hơn nữa, hóa đơn điện tử cũng sẽ loại trừ nguy cơ bị thất lạc, rách, cháy so với hóa đơn giấy truyền thống. Nếu sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp còn tránh được nguy cơ làm giả hóa đơn bởi Nhà nước có quy định về hóa đơn điện tử rõ ràng, các doanh nghiệp phải thực hiện theo.

Khó khăn 

Sử dụng hóa đơn điện tử có khó khăn gì?

Sử dụng hóa đơn điện tử có khó khăn gì?

Bên cạnh những thuận lợi trong việc áp dụng hóa đơn điện tử thì hình thức này cũng mang đến khó khăn cho một số doanh nghiệp. Nhà nước đã quy định về hóa đơn điện tử và các doanh nghiệp phải thực hiện theo đúng trình tự. Không phải doanh nghiệp nào cũng đảm bảo điều kiện về hạ tầng kỹ thuật để có thể làm theo. Cách doanh nghiệp vừa và nhỏ thường chậm trong việc tiếp nhận công nghệ mới và ngại thay đổi. 

Trong nhận thức của đại đa số người dân Việt Nam thì hóa đơn là chứng từ bằng giấy nên cách doanh nghiệp cũng gặp nhiều khó khăn khi giải thích cho khách hàng hiểu về hóa đơn điện tử cũng như tính pháp lý của nó. 

Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/7/2022

Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ tháng 7/2022

Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ tháng 7/2022

Theo Luật Quản lý thuế được Quốc hội thông qua thì các cơ quan, tổ chức và cá nhân bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/7/2022. Luật Quản lý thuế (sửa đổi) gồm có 17 chương với 152 điều, sau khi được Quốc hội thông qua thì chính thức có hiệu lực từ ngày 1/7/2020. Luật này khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử để thuận tiện trong việc kê khai thuế, chống làm giả hóa đơn và thuận tiện rất nhiều cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân điều hành, quản lý doanh nghiệp của mình. 

Trong trường hợp người kinh doanh không thể đáp ứng được điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử nhưng lại cần có hóa đơn để giao cho khách hoặc các trường hợp doanh nghiệp, tổ chức được cơ quan thuế có thẩm quyền chấp nhận hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng thì phải được cơ quan thuế đó cấp hóa đơn điện tử có mã thuế theo từng lần phát sinh. Tổ chức, cá nhân kinh doanh đó cũng phải khai và nộp thuế trước khi cơ quan thuế có thẩm quyền cấp hóa đơn điện tử cho những lần tiếp theo. 

Xem thêm:

Xuất hóa đơn điện tử như thế nào? Một số lưu ý cần biết 

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử sau bao lâu thì được sử dụng?

5 quy định về hóa đơn điện tử

Có 5 quy định về hóa đơn điện tử

Có 5 quy định về hóa đơn điện tử

Nhà nước có năm quy định về hóa đơn điện tử mà các tổ chức, cá nhân kinh doanh cần phải nắm được như sau:

Quy định 1: Quy định về nguyên tắc và điều kiện sử dụng

Quy định về hóa đơn điện tử đối với các nguyên tắc sử dụng gồm có:

  • Bên bán hàng phải gửi thông báo tới bên mua về: định dạng hóa đơn điện tử, cách thức phát và nhận hóa đơn.
  • Các bên liên quan cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử nếu có. Những đơn vị này cũng tự có phương án thỏa thuận với nhau về yêu cầu kỹ thuật cũng như điều kiện để đảm bảo tính toàn vẹn cho hóa đơn điện tử.

Những điều kiện bắt buộc khi sử dụng hóa đơn điện tử gồm:

Đảm bảo điều kiện khi sử dụng hóa đơn điện tử

Đảm bảo điều kiện khi sử dụng hóa đơn điện tử

  • Là tổ chức kinh tế đảm bảo đáp ứng đủ điều kiện và đang thực hiện những giao dịch điện tử với cơ quan thuế, trong hoạt động ngân hàng.
  • Có địa điểm hoặc có đường truyền tải thông tin, mạng, thiết bị thỏa mãn được yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử.
  • Có đội ngũ nhân viên kỹ thuật để có thể xử lý các yêu cầu về khởi tạo hóa đơn điện tử, lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng pháp luật.
  • Có chữ ký điện tử riêng theo đúng quy định.
  • Có phần mềm bán hàng, có dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán để nhằm đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử được tự động chuyển vào phần mềm kế toán.
  • Sử hữu quy trình lưu trữ, sao lưu và khôi phục có chất lượng tối thiểu: Hệ thống lưu trữ có thể đáp ứng hoặc chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ; Có quy trình sao lưu và phục hồi để đảm bảo dữ liệu không bị mất nếu gặp sự cố.

Quy định 2: Quy định về thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử

Theo quy định mới nhất theo Nghị định 123/2020 được chính phủ ban hành ngày 19/10/2020 thì điều khoản quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử vào ngày 1/11/2020 đã được bãi bỏ. Thay vào đó, các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân kinh doanh bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử vào ngày 1/7/2022.

Quy định 3: Quy định về nội dung

Nội dung trên hóa đơn điện tử

Nội dung trên hóa đơn điện tử

Nội dung của hóa đơn điện tử phải đủ:

  • Tên hóa đơn, ký hiệu, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn
  • Tên, địa chỉ, mã thuế bên bán và bên mua
  • Tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn vị tính, giá thành, đơn giá ghi cả bằng số và chữ
  • Chữ ký số và chữ ký điện tử của bên bán, bên mua
  • Thời điểm xác lập và sử hóa đơn
  • Mã xác thực của cao quan thuế

Quy định 4: Quy định về chữ viết, số, đồng tiền

  • Chữ hiển thị trên hóa đơn là ngôn ngữ tiếng Việt. Nếu muốn ghi thêm chữ nước ngoài thì phải thực hiện đúng quy định.
  • Các chữ số là chữ số Ả Rập.
  • Đơn vị đồng tiền Việt Nam ký hiệu là “đ”
  • Sử dụng dấu phẩy sau các chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ,... và sử dụng dấu chấm sau hàng đơn vị.

Quy định 5: Quy định bắt buộc về hóa đơn chuyển đổi

Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy phải đảm bảo các điều kiện:

  • Bảo toàn trọn vẹn nội dung
  • Trên hóa đơn phải có ghi dòng chữ “hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”
  • Có đầy đủ chữ ký và họ tên người thực hiện

Trên đây là 5 quy định về hóa đơn điện tử mà mỗi cá nhân, doanh nghiệp kinh doanh đều phải biết. Việc áp dụng hóa đơn điện tử sẽ mang đến rất nhiều lợi ích cho cả bên bán và bên mua. 

 

Bài viết cùng chuyên mục:

Hóa Đơn Điện Tử Trong Tiếng Anh Là Gì?
Hóa Đơn Điện Tử Trong Tiếng Anh Là Gì?Hóa đơn điện tử là một dạng hóa đơn được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng. Hóa đơn này giúp giao dịch thuận lợi và nhanh chóng hơn. Hóa đơn điện tử trong tiếng anh là gì?
Xuất Hóa Đơn Điện Tử Như Thế Nào?
Xuất Hóa Đơn Điện Tử Như Thế Nào?Hóa đơn điện tử là gì? Xuất hóa đơn điện tử thế nào? Xuất trong trường hợp nào? Quy trình ra sao? Nếu bạn đang thắc mắc click ngay bài viết nhé.
Lưu Hóa Đơn Điện Tử Như Thế Nào?
Lưu Hóa Đơn Điện Tử Như Thế Nào?Hóa đơn điện tử đang ngày càng phổ biến hơn trong thời buổi ngày nay. Vậy lưu hóa đơn điện tử như thế nào là đúng? Bạn đã thật sự hiểu hết về hóa đơn điện tử hay chưa?
Hóa Đơn Vé Máy Bay Điện Tử Là Gì?
Hóa Đơn Vé Máy Bay Điện Tử Là Gì?Hóa đơn vé máy bay điện tử đang được sử dụng cực kỳ phổ biến. Vậy hóa đơn vé máy bay ở dạng điện tử là gì? Cách xuất vé rao sao? Hãy cùng tìm hiểu nhé. 
Hóa Đơn Điện Tử Có Mã Của Cơ Quan Thuế Là Gì?
Hóa Đơn Điện Tử Có Mã Của Cơ Quan Thuế Là Gì?Bạn thắc mắc không biết “Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì?”. Điều kiện và cách sử dụng của hình thức hóa đơn này là gì? Hóa đơn điện tử thông thường và hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khác nhau như thế nào?
Hóa Đơn Điện Tử Tiếng Anh Là Gì?
Hóa Đơn Điện Tử Tiếng Anh Là Gì?Tìm hiểu về hóa điện tử tiếng anh là gì và những ưu điểm của hóa đơn điện tử này đối với những doanh nghiệp.
Tại Sao Phải Chuyển Đổi Hóa Đơn Điện Tử?
Tại Sao Phải Chuyển Đổi Hóa Đơn Điện Tử?Tại sao phải chuyển đổi hóa đơn điện tử? Chuyển đổi hóa đơn điện tử như thế nào là đúng quy định? Điều kiện để chuyển đổi hóa đơn điện tử là gì? 
Hóa Đơn Điện Tử Xác Thực Là Gì?
Hóa Đơn Điện Tử Xác Thực Là Gì?Hóa đơn điện tử xác thực là gì? Doanh nghiệp cần đáp ứng những điều kiện nào để được đăng ký hóa đơn điện tử xác thực? Đâu là cách kiểm tra hóa đơn ddienj tử xác thực?
Thông Báo Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử Sau Bao Lâu Thì Được Sử Dụng?
Thông Báo Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử Sau Bao Lâu Thì Được Sử Dụng?Tại sao doanh nghiệp sẽ phải làm thông báo về phát hành hóa đơn? Thông báo phát hành hóa đơn điện tử sau bao lâu thì được sử dụng? Hãy click ngay bài viết nhé.
Hóa Đơn Điện Tử Viettel Là Gì?
Hóa Đơn Điện Tử Viettel Là Gì?Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Vậy hóa đơn điện tử Viettel là gì? Hãy cùng tìm hiểu nhé. 


Bài Viết Mới Nhất

Hóa Đơn Điện Tử Trong Tiếng Anh Là Gì?
Hóa Đơn Điện Tử Trong Tiếng Anh Là Gì?Hóa đơn điện tử là một dạng hóa đơn được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng. Hóa đơn này giúp giao dịch thuận lợi và nhanh chóng hơn. Hóa đơn điện tử trong tiếng anh là gì?
Xuất Hóa Đơn Điện Tử Như Thế Nào?
Xuất Hóa Đơn Điện Tử Như Thế Nào?Hóa đơn điện tử là gì? Xuất hóa đơn điện tử thế nào? Xuất trong trường hợp nào? Quy trình ra sao? Nếu bạn đang thắc mắc click ngay bài viết nhé.
Lưu Hóa Đơn Điện Tử Như Thế Nào?
Lưu Hóa Đơn Điện Tử Như Thế Nào?Hóa đơn điện tử đang ngày càng phổ biến hơn trong thời buổi ngày nay. Vậy lưu hóa đơn điện tử như thế nào là đúng? Bạn đã thật sự hiểu hết về hóa đơn điện tử hay chưa?
Đối Tượng Tập Hợp Chi Phí Là Gì?
Đối Tượng Tập Hợp Chi Phí Là Gì?Đối tượng tập hợp chi phí là gì? Nếu bạn đang quan tâm hãy cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết sau với các thông tin về đối tượng tập hợp chi phí.
Chi Phí Nguyên Vật Liệu Trực Tiếp Là Gì?
Chi Phí Nguyên Vật Liệu Trực Tiếp Là Gì?Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là gì? Phân loại ra sao? Kết cấu và nội dung? Phương pháp hạch toán như thế nào? Tất cả sẽ có ngay sau đây.