Lưu Hóa Đơn Điện Tử Như Thế Nào?

Đăng bởi: Võ Thị Hảo | 20:18 - 21/08/2021

Hóa đơn điện tử đang ngày càng phổ biến hơn trong thời buổi ngày nay. Vậy lưu hóa đơn điện tử như thế nào là đúng? Bạn đã thật sự hiểu hết về hóa đơn điện tử hay chưa?

Thay vì sử dụng hóa đơn giấy như trước đây, người ta đã chuyển dần sang sử dụng hóa đơn điện tử. Đây chính là một cải tiến vô cùng lớn, giúp thông tin sau mỗi giao dịch được bảo mật và lưu giữ tốt hơn. Vậy cách lưu hóa đơn điện tử như thế nào là nhanh chóng, chính xác và an toàn? Tại sao bạn cần biết cách lưu hóa đơn điện tử? Hãy để tncnonline.com.vn giải đáp những thắc mắc này trong bài viết dưới đây nhé!

Hóa đơn điện tử giúp thông tin sau mỗi giao dịch được bảo mật và lưu giữ tốt hơn

Hóa đơn điện tử giúp thông tin sau mỗi giao dịch được bảo mật và lưu giữ tốt hơn

Tại sao cần biết cách lưu trữ hóa đơn điện tử?

Việc lưu trữ hóa đơn điện tử diễn ra dưới hình thức sao chép những thông tin, dữ liệu của hóa đơn bán hàng hoặc bất kỳ một giao dịch thương mại nào trong doanh nghiệp. Thông tin sẽ được lưu trong ổ USB hoặc đĩa CD,... Bên cạnh đó, có thể lưu trữ bằng hình thức trực tuyến. Việc này giúp bảo mật, đảm bảo an toàn cho mọi tài liệu, hóa đơn.

Thông thường, hóa đơn điện tử sẽ có tối thiểu là 2 hóa đơn đi kèm với nhau:

  • File PDF: bản thể hiện dữ liệu thông tin trên hóa đơn. Đây là file sẽ thể hiện nội dung những nghiệp vụ của một hóa đơn điện tử. Chúng tồn tại trông như một hóa đơn/bản in thông thường và không có giá trị pháp lý.
  • File XML: bản lưu dữ liệu hóa đơn (File XML phổ biến nhất, ngoài ra vẫn còn những loại khác nhưng ít phổ biến). Đây là file lưu trữ toàn bộ hóa đơn và chúng có giá trị pháp lý với điều kiện chưa bị sửa đổi.

Hóa đơn được định dạng dưới file XML có giá trị pháp lý với điều kiện chưa bị sửa đổi

Hóa đơn được định dạng dưới file XML có giá trị pháp lý với điều kiện chưa bị sửa đổi

So với hóa đơn giấy, những hóa đơn điện tử mang đến rất nhiều ưu điểm. Tuy nhiên, lưu trữ như thế nào để mọi thông tin được bảo mật và an toàn thì không phải ai cũng biết. Đặc biệt là những người mới vào nghề. Chính vì vậy, ngay từ đầu khi làm quen với hóa đơn điện tử bạn cần nắm rõ mọi kiến thức cũng như cách lưu hóa đơn điện tử như thế nào là chính xác và an toàn.

Điều kiện để lưu trữ hóa đơn điện tử

Để có thể lưu trữ hóa đơn điện tử cần có những điều kiện sau:

  • Hóa đơn điện tử cần đáp ứng đầy đủ những quy định pháp lý được nêu rõ tại Thông tư 32/2011-TTBTC (14-03-2011). Bên cạnh đó, cần tuân thủ những quy định liên quan đến hóa đơn bán hàng, cung cấp sản phẩm dịch vụ có tại Thông tư 39/2014/TT-BTC và Nghị định số 51/2010/NĐ-CP.
  • Mọi thông tin, nội dung của hóa đơn đều phải chính xác, đầy đủ theo quy định. Việc này giúp truy cập, tham chiếu thông tin một cách nhanh chóng, hiệu quả hơn.
  • Hóa đơn lưu trữ phải giống với khuôn mẫu đã được ban hành về hóa đơn điện tử. Điều này nhằm thể hiện chính xác một cách tuyệt đối những thông tin trên hóa đơn. Bên cạnh đó, chất lượng công việc cũng sẽ luôn được đảm bảo.
  • Hóa đơn điện tử khi lưu trữ cần thực hiện một cách chặt chẽ, rõ ràng theo đúng trình tự. Mọi thông tin về thời gian, người khởi tạo,...đều phải có đầy đủ.

Xem thêm:

Xuất hóa đơn điện tử như thế nào? Một số lưu ý cần biết 

Hóa đơn điện tử trong tiếng Anh là gì?

Hướng dẫn cách lưu trữ hóa đơn điện tử

Sẽ có hai loại hóa đơn điện tử cần phải lưu trữ bao gồm hóa đơn điện tử đầu vào và hóa đơn điện tử đầu ra. Vậy với mỗi loại sẽ tiến hành lưu hóa đơn điện tử như thế nào? Cùng tiếp tục theo dõi nội dung dưới đây nhé!

Lưu hóa đơn điện tử như thế nào?

Lưu hóa đơn điện tử như thế nào?

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

Với hóa đơn khi mua vào, cần thực hiện các bước sau để mọi dữ liệu được bảo mật an toàn:

Bước 1: Tạo Email để tiến hành lưu trữ hóa đơn, sau đó báo cho các bên bán về email này để họ xác minh khi nhận được mail. Email sẽ được thiết lập để chuyển tiếp tới email của cấp quản lý. Tạo thư mục trên Google Drive bằng chính email đó.

Tạo thư mục trên Google Drive

Tạo thư mục trên Google Drive

Bước 2: Sau khi nhận được email của kế toán, tải file xuống và lưu vào thư mục riêng trên máy tính. Cần đổi tên tương ứng với những thông tin sau để dễ tìm kiếm: mã số thuế, họ và tên người bán, số hóa đơn.

Mở hóa đơn ra và kiểm tra lại toàn bộ thông tin để đảm bảo chính xác. Sau đó cập nhật thông tin vào một file excel gồm những mục sau: mã số thuế, mã tra cứu hóa đơn. Cần chèn link dẫn của hóa đơn để dễ tra cứu.

Bước 3: Tiến hành đồng bộ thư mục lên Google Drive.

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra

Bước 1: Mở chế độ xem trước và kiểm tra mọi thông tin có ghi trên hóa đơn, bao gồm: thông tin khách hàng, dịch vụ, số lượng, đơn giá, VAT,...

Bước 2: Kiểm tra thông tin thật kỹ một lần nữa trước khi quyết định gửi cho khách hàng ký.

Bước 3: Lưu hóa đơn vào thư mục của máy tính. Sau đó cập nhật lại hóa đơn dưới dạng file excel với các cột tương ứng như sau: Họ và tên khách hàng, mã số thuế, tiền trước thuế, tiền sau thuế và mã tra cứu. Thêm đường link hóa đơn vào file để dễ tra cứu.

Bước 4: Đồng bộ thư mục có file excel với Drive. Việc này giúp mọi thông tin được bảo mật tối đa.

 

Trên đây là những thông tin từ tncnonline.com.vn liên quan đến việc lưu trữ hóa đơn điện tử cùng với đó là giải đáp thắc mắc “Lưu hóa đơn điện tử như thế nào là đúng?” Mong rằng bài viết này đã mang lại những thông tin giá trị và bổ ích cho bạn.

 

Bài viết cùng chuyên mục:

Hóa Đơn Điện Tử Trong Tiếng Anh Là Gì?
Hóa Đơn Điện Tử Trong Tiếng Anh Là Gì?Hóa đơn điện tử là một dạng hóa đơn được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng. Hóa đơn này giúp giao dịch thuận lợi và nhanh chóng hơn. Hóa đơn điện tử trong tiếng anh là gì?
Xuất Hóa Đơn Điện Tử Như Thế Nào?
Xuất Hóa Đơn Điện Tử Như Thế Nào?Hóa đơn điện tử là gì? Xuất hóa đơn điện tử thế nào? Xuất trong trường hợp nào? Quy trình ra sao? Nếu bạn đang thắc mắc click ngay bài viết nhé.
Hóa Đơn Vé Máy Bay Điện Tử Là Gì?
Hóa Đơn Vé Máy Bay Điện Tử Là Gì?Hóa đơn vé máy bay điện tử đang được sử dụng cực kỳ phổ biến. Vậy hóa đơn vé máy bay ở dạng điện tử là gì? Cách xuất vé rao sao? Hãy cùng tìm hiểu nhé. 
Hóa Đơn Điện Tử Có Mã Của Cơ Quan Thuế Là Gì?
Hóa Đơn Điện Tử Có Mã Của Cơ Quan Thuế Là Gì?Bạn thắc mắc không biết “Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì?”. Điều kiện và cách sử dụng của hình thức hóa đơn này là gì? Hóa đơn điện tử thông thường và hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khác nhau như thế nào?
Hóa Đơn Điện Tử Tiếng Anh Là Gì?
Hóa Đơn Điện Tử Tiếng Anh Là Gì?Tìm hiểu về hóa điện tử tiếng anh là gì và những ưu điểm của hóa đơn điện tử này đối với những doanh nghiệp.
Tại Sao Phải Chuyển Đổi Hóa Đơn Điện Tử?
Tại Sao Phải Chuyển Đổi Hóa Đơn Điện Tử?Tại sao phải chuyển đổi hóa đơn điện tử? Chuyển đổi hóa đơn điện tử như thế nào là đúng quy định? Điều kiện để chuyển đổi hóa đơn điện tử là gì? 
Hóa Đơn Điện Tử Xác Thực Là Gì?
Hóa Đơn Điện Tử Xác Thực Là Gì?Hóa đơn điện tử xác thực là gì? Doanh nghiệp cần đáp ứng những điều kiện nào để được đăng ký hóa đơn điện tử xác thực? Đâu là cách kiểm tra hóa đơn ddienj tử xác thực?
Quy Định Về Hóa Đơn Điện Tử
Quy Định Về Hóa Đơn Điện TửHóa đơn điện tử sẽ giúp các doanh nghiệp, công ty giao dịch nhanh chóng và thuận lợi hơn rất nhiều, giảm tình trạng làm hóa đơn giả. 5 quy định về hóa đơn điện tử cần biết
Thông Báo Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử Sau Bao Lâu Thì Được Sử Dụng?
Thông Báo Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử Sau Bao Lâu Thì Được Sử Dụng?Tại sao doanh nghiệp sẽ phải làm thông báo về phát hành hóa đơn? Thông báo phát hành hóa đơn điện tử sau bao lâu thì được sử dụng? Hãy click ngay bài viết nhé.
Hóa Đơn Điện Tử Viettel Là Gì?
Hóa Đơn Điện Tử Viettel Là Gì?Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Vậy hóa đơn điện tử Viettel là gì? Hãy cùng tìm hiểu nhé. 


Bài Viết Mới Nhất

Hóa Đơn Điện Tử Trong Tiếng Anh Là Gì?
Hóa Đơn Điện Tử Trong Tiếng Anh Là Gì?Hóa đơn điện tử là một dạng hóa đơn được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng. Hóa đơn này giúp giao dịch thuận lợi và nhanh chóng hơn. Hóa đơn điện tử trong tiếng anh là gì?
Xuất Hóa Đơn Điện Tử Như Thế Nào?
Xuất Hóa Đơn Điện Tử Như Thế Nào?Hóa đơn điện tử là gì? Xuất hóa đơn điện tử thế nào? Xuất trong trường hợp nào? Quy trình ra sao? Nếu bạn đang thắc mắc click ngay bài viết nhé.
Lưu Hóa Đơn Điện Tử Như Thế Nào?
Lưu Hóa Đơn Điện Tử Như Thế Nào?Hóa đơn điện tử đang ngày càng phổ biến hơn trong thời buổi ngày nay. Vậy lưu hóa đơn điện tử như thế nào là đúng? Bạn đã thật sự hiểu hết về hóa đơn điện tử hay chưa?
Đối Tượng Tập Hợp Chi Phí Là Gì?
Đối Tượng Tập Hợp Chi Phí Là Gì?Đối tượng tập hợp chi phí là gì? Nếu bạn đang quan tâm hãy cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết sau với các thông tin về đối tượng tập hợp chi phí.
Chi Phí Nguyên Vật Liệu Trực Tiếp Là Gì?
Chi Phí Nguyên Vật Liệu Trực Tiếp Là Gì?Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là gì? Phân loại ra sao? Kết cấu và nội dung? Phương pháp hạch toán như thế nào? Tất cả sẽ có ngay sau đây.