Hóa Đơn Điện Tử Có Mã Của Cơ Quan Thuế Là Gì?

Hóa đơn điện tử từ khi xuất hiện và đưa vào áp dụng tại hầu hết các doanh nghiệp hiện nay mang lại rất nhiều sự tiện lợi, an toàn và nhanh chóng. Với những ai đang lần đầu tìm hiểu về khái niệm này chắc chắn sẽ tự đặt câu hỏi rằng “Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì?”. Chúng khác gì so với hóa đơn điện tử thông thường? Cùng tncnonline.com.vn tìm hiểu trong bìa viết dưới đây nhé!

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì?

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì?

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì? Đây là một loại hóa đơn đã nhận được mã thực, số xác thực mã hóa của Tổng cục thuế. Tất cả những thông tin này sẽ được cung cấp dựa theo thông tin hóa đơn của mỗi doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, một vài mẫu hóa đơn điện tử hiện nay ngoài mã của cơ quan thuế còn có mã vạch 2 chiều (dạng mã QR). Bằng việc sử dụng mã QR này giúp khách hàng khi nhận hóa đơn có thể sử dụng để kiểm tra nhanh chóng thông tin bằng cách sử dụng chiếc điện thoại thông minh. Để quét được mã QR đòi hỏi các khách hàng cần có tài khoản được cấp bởi Tổng cục Thuế.

Hóa đơn đã nhận được mã thực, số xác thực mã hóa của Tổng cục thuế

Điều kiện để doanh nghiệp đăng ký sử dụng HDDT có mã

Hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thế nhưng không thành. Lý do là họ không đáp ứng đầy đủ những điều kiện theo quy định hiện hành. Vậy điều kiện sử dụng của hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì? Trên thực tế để có đủ điều kiện đăng ký sử dụng, doanh nghiệp cần đảm bảo đáp ứng đủ 3 điều kiện sau: 

• Đã được cơ quan thuế cấp mã số thuế. Quá trình kinh doanh hàng hóa, dịch vụ vẫn đang diễn ra.
• Doanh nghiệp có chứng thư số và còn hiệu lực (theo đúng quy định của pháp luật).
• Doanh nghiệp có khả năng truy cập và sử dụng Internet (trong tình trạng ổn định)

Đường truyền mạng ổn định là điều kiện để doanh nghiệp đăng ký sử dụng HDDT có mã

Cách đăng ký sử dụng HĐDT có mã CQT

Khi doanh nghiệp đã có đủ điều kiện, việc tiếp theo là tiến hành đăng ký. Vậy cách đăng ký hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì? Cùng theo dõi và thực hiện những bước dưới đây nhé:

• Bước 1: Truy cập vào hệ thống để tiến hành lập hóa đơn của tổng cục thuế (VAN). Doanh nghiệp sử dụng chứng thư số đã được cấp để đăng ký vào hệ thống. Về nội dung đăng ký, cần làm theo tài liệu văn bản mẫu 01 (nghị định 119/2018/NĐ-CP)
• Bước 2: Lúc này cơ quan thuế sẽ gửi đến cho doanh nghiệp một thông báo để xác nhận có đồng ý đăng ký sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế hay không. Thông báo được thông qua Cổng thông tin điện tử trực tuyến của Tổng cục Thuế. Thời gian nhận được xác nhận là khoảng 1 ngày từ thời điểm đăng ký. Sẽ có 2 trường hợp có thể xảy ra:

• Doanh nghiệp được chấp nhận sử dụng hệ thống: Lúc này doanh nghiệp sẽ được nhận thông tin liên quan đến tài khoản để tiến hành đăng nhập sử dụng tại hệ thống của Tổng cục Thuế. Sau đó, tài khoản có thể được dùng để đăng ký phát hành, tạo, gửi hóa đơn tới Tổng cục thuế để nhận được mã xác thực.
• Doanh nghiệp được chấp nhận sử dụng hệ thống: Lúc này doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo về việc không được chấp nhận. Trong đó sẽ bao gồm đầy đủ những lý do vì sao không được chấp nhận.

Nếu trong quá trình đăng ký gặp những vấn đề khúc mắc nào có thể liên hệ tới những bên trung gian để được giải quyết.

Xem thêm:

Hóa đơn vé máy bay điện tử là gì? Hướng dẫn xuất vé máy bay đơn giản

Lưu hóa đơn điện tử như thế nào? (2021) Hướng dẫn [A-Z]

Phân biệt hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Cả hai loại hóa đơn này đều được sử dụng khá phổ biến trên thị trường hiện nay. Tuy nhiên, vẫn sẽ có những  điểm khác mà những người lần đầu tìm hiểu về khái niệm “Hóa đơn điện tử  có mã của cơ quan thuế là gì?” còn thắc mắc. Cùng thử xem chúng khác nhau như thế nào nhé!

Đối tượng áp dụng

• Hóa đơn điện tử: Mọi doanh nghiệp chỉ cần đáp ứng đủ những điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử. Có khả năng tự chịu trách nghiệm với hóa đơn mà doanh nghiệp đã lập.
• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: 

• Áp dụng cho những doanh nghiệp mới thành lập, chưa có đủ điều kiện cần thiết để sử dụng hóa đơn điện tử tự lập.

• Những doanh nghiệp có nguy cơ cao xảy ra những rủi ro trong hoạt động kinh doanh (dựa theo nhận định của chi cục thuế).

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế áp dụng cho những doanh nghiệp dễ gặp rủi ro

Điều kiện sử dụng

• Hóa đơn điện tử: Đang trong quá trình hoạt động và đáp ứng đủ điều kiện cho hóa đơn điện tử thông thường. Có đầy đủ hạ tầng, hệ thống các dịch vụ, sở hữu chữ ký riêng, luôn có những giao dịch với ngân hàng, cơ quan về thuế.
• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Doanh nghiệp đang trong quá trình hoạt động và có mã cơ quan thuế. Ngoài ra, chứng thư số cũng phải còn hiệu lực, luôn đảm bảo có đường truyền mạng ổn định.

Cách sử dụng 

• Hóa đơn điện tử: Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp sẽ tự lập và cất giữ hóa đơn. Khi được cơ quan thuế yêu cầu mới xuất trình.
• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Trước khi đưa hóa đơn điện tử cho khách, doanh nghiệp cần tạo hóa đơn và ký số gửi tới cơ quan thuế lấy mã xác thực.

Doanh nghiệp cần có mã xác thực trước khi gửi hóa đơn cho khách

Bên cạnh những điểm khác biệt như trên, cả 2 hình thức này đều có những ưu và nhược điểm khác nhau để doanh nghiệp dựa vào đó và lựa chọn hình thức hóa đơn phù hợp.

Ưu điểm

• Hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp có thể chủ động lập hóa đơn, đảm bảo xuất trình hóa đơn nhanh chóng cho khách hàng. 
• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Doanh nghiệp trong quá trình hoạt động không cần báo cáo về tình hình hoạt động và sử dụng hóa đơn.

Nhược điểm

• Hóa đơn điện tử: Tự quản lý hóa đơn, chỉ khi được yêu cầu mới xuất trình. Vì vậy, sẽ không tránh khỏi những sai sót.
• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Doanh nghiệp sẽ phải phụ thuộc vào sự ổn định của đường truyền mạng trước khi đưa hóa đơn cho khách. Nếu không may đường truyền không ổn định, sẽ phải chờ đợi. 

Lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín

Thực tế hiện nay, có rất ít doanh nghiệp tự đứng ra đăng ký và tạo hóa đơn điện tử tại Cổng thông tin của Tổng cục thuế. Vậy họ làm cách nào? Họ sẽ tìm đến những đơn vị cung cấp dịch vụ để được tư vấn cũng như giải quyết những vướng mắc kịp thời. Vì vậy, hãy tìm hiểu thật kỹ để đưa ra một đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín. Bạn có thể thông qua sự giới thiệu của người thân, bạn bè, những người đã từng làm việc cùng các đơn vị đó. Giá cả cũng là vấn đề cần hết sức quan tâm khi tìm kiếm đơn vị nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín. Hãy tham khảo nhiều nơi khác nhau và đưa ra đánh giá chính xác nhất nhé!

Trên đây là toàn bộ những thông tin giải đáp những thắc mắc về “hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì?” từ tncnonline.com.vn. Thông qua đó, bài viết cũng giúp các doanh nghiệp hiểu hơn về cách đăng ký sử dụng HĐĐT có mã cơ quan thuế. Hy vọng bài viết này đã giúp bạn có những thông tin bổ ích. kịp thời.