Bạn đang không biết phải làm thủ tục đăng ký kinh doanh qua mạng như thế nào? Cần chuẩn bị hồ sơ ra sao? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn giải đáp tất cả các thắc mắc trên.

Đăng ký kinh doanh qua mạng được biết đến là việc người thành lập doanh nghiệp hoặc thực hiện đăng ký doanh nghiệp thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Như các bạn đã biết, hiện nay, sự phát triển của công nghệ thông tin đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các thủ tục liên quan đến doanh nghiệp. Thủ tục đăng ký kinh doanh qua mạng được quy định tại Chương V Nghị định 78/2015 / NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp ban hành ngày 14/09/2015. Vậy quy trình đăng kinh doanh qua mạng là gì? Bao gồm những thủ tục nào? Cùng TNCNOnline đi tìm câu trả lời qua bài viết dưới đây nhé!

Thế nào là đăng ký doanh nghiệp qua mạng

Hiện nay, đăng ký kinh doanh trực tuyến tại Việt Nam đã được triển khai rộng rãi giúp các nhà đầu tư kinh doanh, doanh nghiệp và cá nhân giảm thời gian thực hiện các thủ tục hành chính tại cơ quan nhà nước với thời gian nhanh chóng.

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 42 Nghị định 01/2021 / NĐ-CP, việc đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử được hiểu như sau:

Đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử là việc người thành lập doanh nghiệp, thực hiện đăng ký doanh nghiệp thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Tổ chức, cá nhân được lựa chọn sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.

Như vậy, có thể hiểu đăng ký doanh nghiệp qua mạng là hình thức thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp bằng tài khoản đăng ký doanh nghiệp hoặc bằng chữ ký số thông qua nền tảng mạng Internet.

Đăng ký kinh doanh qua mạng

Các hình thức đăng ký kinh doanh qua mạng điện tử

Hiện tại, doanh nghiệp có thể lựa chọn hai hình thức đăng ký kinh doanh qua mạng đó là:

Sử dụng chữ ký số đã đăng ký công khai.
Sử dụng Tài khoản Đăng ký Kinh doanh.

Phương pháp thứ nhất phức tạp hơn yêu cầu doanh nghiệp phải có chữ ký số công cộng. Với phương thức này, doanh nghiệp không cần tổng hợp và nộp hồ sơ giấy mà chỉ cần cầm biên nhận đến cơ quan đăng ký kinh doanh để nhận kết quả.

Phương pháp thứ hai tương đối dễ dàng và thực hiện nhanh chóng nên khá phổ biến hiện nay. Tuy nhiên, sau khi hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp cần mang đầy đủ hồ sơ đến cơ quan đăng ký kinh doanh để có thể nộp hồ sơ và nhận kết quả.

Trong đó:

Đăng ký kinh doanh qua mạng bằng tài khoản đăng ký kinh doanh:

+ Tài khoản đăng ký doanh nghiệp do Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tạo, cấp cho cá nhân thực hiện đăng ký doanh nghiệp;

+ Một tài khoản ĐKKD chỉ được cấp cho một cá nhân. Cá nhân được cấp tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký kinh doanh và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, hợp pháp của thông tin đã đăng ký.

Đăng ký kinh doanh qua mạng bằng chữ ký số:

+ Là loại chữ ký bằng phương thức điện tử được sử dụng để thay thế các loại chữ ký thông thường, mẫu con dấu trong các văn bản của cơ quan, tổ chức.

Khi đăng ký kinh doanh theo hình thức này, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ điện tử (có định dạng “.doc” hoặc “.docx” hoặc “.pdf”) qua Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp thay vì nộp bản giấy.

5 bước thực hiện đăng ký kinh doanh qua mạng

Quy trình đăng ký kinh doanh qua mạng

Trường hợp sử dụng tài khoản để đăng ký kinh doanh qua mạng

Thông thường khi thành lập công ty, ít cá nhân có chữ ký số để đăng ký. Cách thuận tiện nhất là chọn đăng ký thông qua tài khoản đăng ký kinh doanh. Dưới đây là thủ tục để sử dụng phương pháp này:

Bước 1: Xin Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

Cá nhân thành lập công ty kê khai thông tin tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để được cấp tài khoản đăng ký kinh doanh qua mạng.
Cá nhân thành lập doanh nghiệp sử dụng tài khoản đăng ký doanh nghiệp để kê khai thông tin, tải văn bản điện tử và xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp trực tuyến.
Sau khi hoàn thành việc nộp hồ sơ, cá nhân thành lập doanh nghiệp sẽ nhận được Phiếu tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo phương thức điện tử.
Phòng Đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét và gửi thông báo cho doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ trong trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ. Khi hồ sơ đủ điều kiện, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông tin đến cơ quan thuế để tự động tạo mã số doanh nghiệp. Sau khi được cơ quan thuế cấp mã số doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh thông báo cho doanh nghiệp về việc cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Tất cả các thông báo được gửi dưới dạng điện tử.

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh

Sau khi nhận được thông báo hợp lệ phiên bản điện tử, bước 1. Bước 2, cá nhân thành lập doanh nghiệp nộp hồ sơ giấy. Hồ sơ giấy kèm theo thông báo điện tử được gửi đến Phòng Đăng ký kinh doanh. Có thể nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện.

Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra hồ sơ. Nếu đã sẵn sàng, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ trao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho doanh nghiệp. Nếu chưa sẵn sàng sẽ thông báo cho doanh nghiệp để sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

Nếu sau 30 ngày, kể từ ngày gửi thông báo cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mà Phòng Đăng ký kinh doanh không nhận được hồ sơ giấy thì hồ sơ đăng ký điện tử của doanh nghiệp không còn hiệu lực.

Trường hợp sử dụng chữ ký số công cộng:

Cá nhân thành lập công ty kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, ký điện tử hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Sau khi hoàn thành việc nộp hồ sơ đăng ký, cá nhân thành lập công ty sẽ nhận được Phiếu tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo phương thức điện tử.
Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh qua mạng, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông tin cho cơ quan thuế để cơ quan thuế tự động tạo mã số doanh nghiệp. Sau khi được cơ quan thuế cấp mã số doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và thông báo cho doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh thông báo cho doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

Xem thêm >>> Thủ tục đăng ký giấy phép kinh doanh

Cách đăng ký tạm ngừng kinh doanh qua mạng

Điều kiện để được ĐKKD qua mạng điện tử

Điều kiện hồ sơ đăng ký kinh doanh trực tuyến

Có đủ giấy tờ và nội dung các giấy tờ đó được kê khai đầy đủ theo quy định như văn bản giấy và được chuyển thành văn bản điện tử. Tên của văn bản điện tử phải tương ứng với tên của loại giấy trong tệp giấy.
Thông tin đăng ký doanh nghiệp được nhập đầy đủ, chính xác theo thông tin trên văn bản điện tử;
Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp trực tuyến phải được xác thực bằng chữ ký số công cộng hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Điều kiện để được cấp tài khoản đăng ký kinh doanh

Tài khoản đăng ký doanh nghiệp gửi qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trực tuyến sẽ được kích hoạt khi đáp ứng đủ các điều kiện sau:

Người sử dụng khai báo đầy đủ và chính xác các thông tin cần thiết;
Người dùng phải gửi kèm bản sao điện tử của giấy tờ tùy thân hợp lệ khi đăng ký tài khoản;
Một cá nhân không thể đăng ký nhiều hơn một Tài khoản đã Đăng ký Doanh nghiệp.

Kê khai đầy đủ, chính xác các thông tin đăng ký doanh nghiệp bao gồm: Họ và tên; Tình dục; Ngày sinh; Quốc tịch; Quốc gia; Địa chỉ; Địa chỉ thường trú; E-mail; Điện thoại; Loại giấy tờ tùy thân; Số giấy tờ tùy thân; Ngày cấp; Được cấp bởi.
Giấy tờ chứng thực cá nhân dùng để đăng ký Tài khoản đăng ký doanh nghiệp bao gồm:

Chứng minh thư hợp lệ;
Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực;
Hộ chiếu nước ngoài hợp lệ.

Bản điện tử Giấy tờ chứng thực cá nhân hợp lệ là bản điện tử được tạo ra từ việc quét, chụp ảnh từ giấy gốc, phải đảm bảo hiển thị rõ ràng, đầy đủ, chính xác các thông tin như: Bản chính giấy, không có dấu hiệu cắt, mờ hoặc Mất một phần thông tin.
Sau khi kích hoạt hoặc từ chối kích hoạt Tài khoản đăng ký doanh nghiệp trực tuyến, Trung tâm hỗ trợ đăng ký doanh nghiệp gửi thông báo qua email cho người dùng.

Ưu, nhược điểm khi đăng ký giấy phép kinh doanh online

Phương thức đăng ký kinh doanh trực tuyến trên Sở Kế hoạch và Đầu tư có những ưu nhược điểm sau:

Về ưu điểm, hình thức đăng ký trực tuyến được thực hiện trực tiếp trên mạng. Do đó, cá nhân, tổ chức đã đăng ký có thể ngồi trước màn hình máy tính nối mạng và thực hiện các yêu cầu về đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật; Theo dõi việc xử lý hồ sơ và nhận phiếu thu mà không cần phải đến trực tiếp bộ phận một cửa để xếp hàng, lấy số như phương thức truyền thống. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại cho các cá nhân, tổ chức có nhu cầu; Khắc phục tình trạng đi cửa sau.
Về nhược điểm, khi sử dụng hình thức đăng ký trực tuyến, người dùng mới tiếp xúc nên mất thời gian tìm hiểu; Trong trường hợp hồ sơ cần sửa đổi, bổ sung thì việc này trở nên khó khăn hơn so với trường hợp nộp trực tiếp (vì có thể hỏi trực tiếp chuyên viên hoặc bộ phận hỗ trợ) nên có thể lâu hơn so với phương pháp truyền thống. Hơn hết, khi nhận kết quả đăng ký phương thức kê khai trực tuyến, người dùng vẫn phải trực tiếp đến Sở Kế hoạch và Đầu tư để nộp bản cứng và nhận kết quả trực tiếp.

Lời kết

Có thể thấy, mỗi phương thức thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp sẽ có những ưu nhược điểm riêng. Tuy nhiên, cũng cần cân nhắc và có những phương án khả thi khi áp dụng bất kỳ phương pháp nào để tiết kiệm thời gian, chi phí và rút ngắn thủ tục một cách tối ưu nhất. Đừng bỏ lỡ những bài viết hữu ích của chúng tôi trên website tncnonline.com.vn nhé.

Chúc bạn thành công!